Duurzaamheid: veelgestelde vragen

• Waar moet ik aan denken als ik een systeem voor archiefbeheer wil aanschaffen?
  
  
• Zijn wij verplicht papier te gebruiken dat voldoet aan NEN 2728 en geldt die verplichting voor alle archiefbescheiden?
  
  

Waar moet ik aan denken als ik een systeem voor archiefbeheer wil aanschaffen?

Het is raadzaam om de NEN 2082 als uitgangspunt te nemen bij het offertetraject. Hierin wordt alle relevantie functionaliteit voor een systeem beschreven. Het raadplegen van de provinciale archiefinspectie is aan te bevelen. Daar heeft men weet van de elders in gebruik zijn de systemen en de ervaringen daarmee. Bovendien voorkomt u zo verrassingen bij de inspectie van uw archiefsystemen.

Zijn wij verplicht papier te gebruiken dat voldoet aan NEN 2728 en geldt die verplichting voor alle archiefbescheiden?

Ja, uw organisatie is verplicht om voor de archiefbescheiden die zij zelf opmaakt en die voor bewaring in aanmerking komen, papier te gebruiken dat voldoet aan NEN 2728 of papier waarvan anderszins is vastgesteld dat er bij raadpleging na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Deze verplichting geldt voor alle documenten die op grond van een selectielijst blijvend te bewaren zijn.
U moet zelf vaststellen of het papier dat u gebruikt aan de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden voldoet. Dit doet u door van de leverancier een verklaring te vragen dat het papier getest is en aan de eisen van de Regeling voldoet en dat de partij die aan u geleverd wordt overeenkomt met het papier dat is getest.
(bron: EGI)