Vervanging: veelgestelde vragen

• Ik wil archiefbescheiden gaan vervangen door digitale kopieën. Hoe gaat dat?

Ik wil archiefbescheiden gaan vervangen door digitale kopieën. Hoe gaat dat?

Het is van belang dat eerst wordt gekeken of de archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Is dat niet het geval, dan moet de zorgdrager toch toetsen of de vervanging gebeurt met volledige en juiste weergave van de in de vervangen bescheiden voorkomende gegevens. Ook zal moeten worden gekeken naar de rechtskracht van de kopieën gedurende de tijd dat de bescheiden nog niet vernietigd mogen worden.
Soms is van tevoren niet bekend welke stukken bewaard moeten blijven en welke niet, als bijvoorbeeld alle binnenkomende post direct wordt gedigitaliseerd. Dat is pas bekend als de stukken zijn toegewezen aan een bepaalde zaak of een proces. Daarom is het zinvol om dan altijd de zorgvuldigheid die in navolgende beleidsregels is omschreven te hanteren.

Als het gaat om te bewaren archiefbescheiden moeten daarenboven nog de waarde van de bescheiden als cultureel erfgoed en het belang van de erin voorkomende gegevens voor recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek worden gewogen. Ter toetsing hiervan moet een machtiging door de zorgdrager worden aangevraagd.
Ingeval het gaat om provinciale zorgdragers, moet de machtiging worden aangevraagd bij de minister van OCW. Deze aanvragen worden gericht aan de algemene rijksarchivaris in Den Haag, die hiervoor de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden (opent in nieuw venster) hanteert.
Ingeval het gaat om gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen, politieregio’s en andere lagere overheden, moet de machtiging bij gedeputeerde staten van de betreffende provincie worden aangevraagd. De provincies hanteren de door het LOPAI ontwikkelde Beleidsregel vervanging archiefbescheiden (PDF; nieuw venster). Informeer verder bij de betreffende provinciale archiefinspectie naar de gevolgde procedures en randvoorwaarden.

Na toetsing en eventuele machtiging kan de zorgdrager een besluit tot vervanging nemen en dat bekend maken. Een specificatie van de vervangen archiefbescheiden, alsmede aanduiding van de reden waarom en de manier waarop die vervanging heeft plaatsgevonden, worden vervolgens in een officieel document vastgelegd. Deze verklaring van vervanging wordt bij het archief bewaard. De originelen moeten vernietigd worden als afronding van het proces.